Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

Zyvean (en adelante, el «Responsable»), con domicilio en Bogotá D.C., Cundinamarca, Colombia, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio web zyvean.com y de los canales de comunicación asociados a él.

Canal de atención a titulares: hello@zyvean.com. Este canal corresponde al área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos a la que se refiere el artículo 2.2.2.25.3.1, literal f), del Decreto 1074 de 2015.

2. Marco normativo

La presente política se rige por las siguientes disposiciones, y por aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan:

• Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia (derecho fundamental de habeas data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V.
• Jurisprudencia de la Corte Constitucional, en particular la Sentencia C-748 de 2011.

3. Definiciones

Para efectos de esta política, y de conformidad con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015, se entiende por:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado o sensible, como los relativos al estado civil de las personas o a su profesión u oficio.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos personales por el responsable o encargado a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio nacional, con el objeto de que un encargado realice un tratamiento por cuenta del responsable.

4. Principios rectores

El tratamiento se sujeta a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, el Responsable solo recolecta los datos adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con las finalidades informadas, y no comercializa datos personales bajo ninguna modalidad.

5. Datos objeto de tratamiento

El Responsable trata las siguientes categorías de datos personales, de naturaleza pública, semiprivada o privada:

• Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico y número telefónico, suministrados por el titular al solicitar una reunión.
• Datos corporativos: empresa, cargo e información operativa que el titular comparta voluntariamente sobre su organización.
• Datos de comunicaciones: dirección de correo electrónico y contenido de los mensajes remitidos al Responsable.
• Datos de navegación: información técnica recolectada mediante Google Analytics 4, exclusivamente cuando el titular acepta las cookies de analítica, conforme a la política de cookies.

6. Datos sensibles y datos de menores de edad

El Responsable no solicita ni trata datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Se solicita a los titulares abstenerse de suministrarlos a través de los campos de texto libre.

El sitio está dirigido a empresas y profesionales. El Responsable no recolecta de manera intencional datos de niños, niñas y adolescentes; de llegar a hacerlo, el tratamiento se ajustará a lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al respeto de su interés superior.

7. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Gestionar las solicitudes de contacto y agendar, preparar y realizar las reuniones solicitadas por el titular.
• Remitir confirmaciones, propuestas comerciales y comunicaciones de seguimiento relacionadas con los servicios por los que el titular manifestó interés.
• Celebrar, ejecutar y administrar la relación precontractual y contractual que llegue a surgir entre las partes.
• Elaborar análisis estadísticos agregados sobre el uso del sitio, con el fin de mejorar su contenido y funcionamiento.
• Atender requerimientos de autoridades competentes y dar cumplimiento a las obligaciones legales aplicables.

8. Autorización del titular

De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Dicha autorización se obtiene mediante conductas inequívocas, como el diligenciamiento y envío de los formularios del sitio o la remisión voluntaria de comunicaciones al Responsable, en los términos del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015. El Responsable conservará prueba de la autorización otorgada.

No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Las respuestas del diagnóstico logístico se procesan localmente en el navegador del titular y no son transmitidas, recolectadas ni almacenadas por el Responsable, por lo que no constituyen tratamiento de datos personales por parte de este.

9. Almacenamiento, circulación y encargados

Los datos personales suministrados por los titulares se almacenan en bases de datos propias, administradas directamente por el Responsable, con acceso restringido a personal autorizado y sujeto a deberes de confidencialidad. El Responsable no vende, arrienda ni cede datos personales a terceros.

Google LLC actúa como encargado del tratamiento exclusivamente respecto de los datos de navegación recolectados mediante Google Analytics 4, previa aceptación de las cookies de analítica por parte del titular, y conforme a sus propios términos y política de privacidad (policies.google.com/privacy).

Los datos podrán ser revelados a autoridades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.

10. Transmisión internacional de datos

Los datos de navegación recolectados mediante Google Analytics 4 pueden ser objeto de transmisión internacional a servidores ubicados fuera del territorio nacional, principalmente en los Estados Unidos de América. Esta transmisión se realiza a un encargado que ofrece niveles adecuados de protección y se ampara en la autorización expresa que el titular otorga al aceptar las cookies de analítica, de conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 2.2.2.25.5.1 y siguientes del Decreto 1074 de 2015.

11. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable, incluso respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando esta no sea requerida conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política.

12. Legitimación para el ejercicio de los derechos

Conforme al artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015, los derechos podrán ser ejercidos por el titular, quien deberá acreditar su identidad; por sus causahabientes, quienes acreditarán tal calidad; por su representante o apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento; o por estipulación a favor de otro o para otro.

13. Procedimiento para consultas

En los términos del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos del Responsable, mediante solicitud dirigida a hello@zyvean.com.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. Procedimiento para reclamos

En los términos del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrán presentar un reclamo dirigido a hello@zyvean.com, el cual deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o electrónica para notificaciones y los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. Medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad, el Responsable adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas el cifrado de las comunicaciones en tránsito, el control de acceso basado en credenciales individuales y la restricción del acceso a personal autorizado. Ante cualquier incidente de seguridad que afecte datos personales, el Responsable informará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos previstos por la normativa aplicable.

16. Vigencia de las bases de datos y conservación

Los datos personales serán tratados durante el tiempo que sea razonable y necesario para el cumplimiento de las finalidades que justificaron su recolección, de conformidad con el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015. En particular, los datos de contacto y de reuniones se conservarán mientras subsista la relación comercial y hasta por dos (2) años contados desde el último contacto, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos por un término mayor. Los datos de navegación se conservarán en Google Analytics por un término máximo de catorce (14) meses.

Cumplidas las finalidades, los datos serán suprimidos de las bases de datos del Responsable.

17. Vigencia y modificaciones de la política

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación. Cualquier cambio sustancial en su contenido, en particular respecto de la identificación del Responsable o de las finalidades del tratamiento, será comunicado oportunamente a los titulares mediante su publicación en este sitio, con indicación de la fecha de actualización y, cuando resulte necesario, se solicitará una nueva autorización, conforme al artículo 2.2.2.25.3.2 del Decreto 1074 de 2015.